Responsable pôle état civil, élections, funéraire (h/f)

Placé(e) sous l’autorité de la Responsable du Service Relation Citoyen (N+1) et de la Directrice Générale Ajointe Relation Usagers et Affaires Générales (N+2), vous serez chargé(e) de :

 Piloter, et coordonner les missions liées à l’Etat civil, les élections, le funéraire et le recensement de la population.

 Animer et superviser l’activité de votre équipe en tant que manager (gestion des plannings, organisation de la charge de travail, conseil et appui…) - équipe état civil : 4 agents – équipe cimetière : 3 agents.

• Etre garant de la sécurité juridique des actes établis
• Organiser les opérations électorales : notamment le suivi des listes électorales ainsi que l’organisation des commissions de contrôle.
• Participer à la modernisation et à la qualité de l’accueil du public.
• Elaborer le budget du pôle et assurer sa bonne exécution.

Positionnement hiérarchique :

N+1 : Responsable du service Relation Citoyen

N+2 : Directrice Générale Adjointe Relation Usagers et Affaires Générales

Management et pilotage d’activité :

• Encadrement des 4 agents du pôle Etat Civil et des 3 agents du cimetière.
• Participer à la définition, à l’optimisation et à la mise en œuvre des orientations en matière d’affaires civiles.
• Organiser les activités du service (élections, recensement, mariages, cimetière).
• Développer des outils de pilotage et de suivi.
• Accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations.
• Préparer et gérer le budget du secteur des affaires civiles et superviser le budget du cimetière

Modernisation de l’accueil du public :

• Participer à la mise à jour des procédures existantes, des supports de communication et à la simplification administrative.
• Accompagner les agents dans l’utilisation des nouveaux outils.
• Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu.

Etat civil :

• Management de l’équipe (4 agents)
• Expertise juridique : mise en œuvre des obligations réglementaires, élaboration des procédures, résolution des problématiques complexes
• Garant de la tenue des registres et de l’archivage
• Référent dans le cadre des relations de travail avec les différentes administrations (tribunal, Procureur, Préfecture, INSEE….)

Elections :

• Gestion de la liste électorale.
• Préparation et organisation des scrutins électoraux, recrutement du personnel, membre du bureau centralisateur les jours de scrutin.

Coordonnateur communal du recensement de la population :

• En étroite collaboration avec l’INSEE, pilotage des opérations de collecte.

Cimetière :

• Management de l’équipe (3 agents).
• Suivi de l’activité et des projets.
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Positionnement hiérarchique

N+1 : Responsable du service Relation Citoyen

N+2 : Directrice Générale Adjointe Relation Usagers et Affaires Générales

Lieu de travail :

Hôtel de ville de Cachan

8 rue Camille Desmoulins

94230 Cachan

Temps de travail : 39 h ou 40 h

Informations complémentaires :

• Prime annuelle
• Dispositif d'action sociale "CNAS"
• Participation employeur à la mutuelle (si contrat labellisé)
• Politique de formation active

Particularités ou contraintes du poste :

Contrainte : permanence du jeudi soir jusqu’à 19H et samedi matin à assurer en alternance.

SAVOIRS :

-Formation en droit public, Avoir connaissance de la réglementation en matière d’état-civil, de droit électoral et de droit funéraire,

• Avoir connaissance de l’organisation générale des services de l’administration et de l’environnement territorial,
• Maîtriser l’outil informatique (bureautique, logiciels métiers).

SAVOIRS – FAIRE :

• Savoir manager une équipe
• Avoir une expérience de l’accueil du public
• Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
• Avoir des qualités relationnelles et rédactionnelles.

SAVOIRS-FAIRE COMPORTEMENTAUX :

• Rigueur et esprit d’analyse, Savoir s’organiser dans son travail,
• Savoir travailler en équipe et au contact du public (animation, motivation d’équipe)
• Respecter le devoir de confidentialité,
• Discrétion.