Responsable Secrétariat Général

Le contexte

La Ville d’Allonnes, deuxième commune de Le Mans Métropole, est située en périphérie du Mans, à 12 minutes de la gare en Tempo et desservie par les grands axes routiers.

Territoire urbain, Allonnes se caractérise par une diversité d’habitats, mêlant logements collectifs – dont une partie située en Quartier Prioritaire de la Politique de la Ville (QPV) – et habitat individuel. Classée en intérêt national, la commune est engagée des opérations du Nouveau Programme de Renouvellement Urbain, traduisant une volonté forte de transformation et de requalification de ses quartiers.

La collectivité est profondément attachée aux valeurs du service public, et à l’accès aux droits pour toutes et tous.

Allonnes porte un projet de territoire fondé sur la proximité, et la citoyenneté, afin de continuer à être une ville attractive, innovante et solidaire. Elle est signataire du Contrat de Ville de l’agglomération mancelle 2024-2030.

La collectivité compte 250 agents. La Direction Générale s’organise autour d’un Directeur Général des Services, accompagné d’un Directeur Général Adjoint et d’une équipe de deux assistantes au Secrétariat Général dont une Responsable qui coordonne les missions d’une secrétaire des élus et d’un huissier/appariteur.

Vos missions

La collectivité recherche son/sa Responsable du Secrétariat Général pour apporter une aide permanente à la direction générale en terme d’organisation, de gestion d’agendas, de communication, d’information, d’accueil, de classement, de suivi des dossiers, et de veille en matière d’actualité générale.

Vous êtes placée sous l’autorité directe de la direction générale,

À ce titre, vous :

• Etes responsable du secrétariat de la Direction Générale, du Maire et des Elus
• Organisez et suivez les Bureaux Municipaux et les Conseils Municipaux
• Supervisez la gestion de l’archivage de la collectivité
• Rédigez des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions…) et suivez les procédures règlementaires
• Suivez les projets et activités de la direction, les astreintes des cadres et des élus
• Organisez et planifiez les réunions
• Rédigez des courriers, notes et comptes-rendus
• Assurer la réception, le suivi des courriers, mails internes et externes, gestion de la boîte générique de la Ville
• Travailler sur la mise en place d'un outil d'optimisation de la gestion du courrier municipal.

Compétences attendues :

Rigueur, sens de l’organisation et des priorités

Maîtrise du cadre réglementaire de la FPT et des politiques publiques locales

Analyse, compréhension des enjeux et qualités rédactionnelles

Réactivité et adaptabilité

Discrétion et confidentialité

Diplomatie et sens relationnel

Capacité à coordonner les missions d’un huissier-appariteur, d’une secrétaire, en lien avec la direction générale et le cabinet du maire et des élus

Qualités attendues :

Capacité à organiser le travail général

Capacité à déléguer et distribuer les missions

Rigueur, fiabilité et sens de l’intérêt général

Capacité à prioriser, à arbitrer

Diplomatie, loyauté et discrétion absolue

Résilience et capacité à tenir dans des contextes exigeants

Profil recherché

Secrétaire ou Assistant.e administrative expérimenté•e

Capacité à structurer une organisation

Aptitude à travailler en lien étroit avec des directeurs, des élus, dans un cadre exigeant

Vision moderne, pragmatique et engagée du service public

Vous êtes capable de travailler en toute autonomie

Vous savez faire du reporting régulier

Vous avez un sens relationnel avéré (relations avec la population, les cadres des services, les collectivités extérieures, les partenaires institutionnels…)

Vous maîtrisez parfaitement les logiciels de bureautique

Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE)

Avantages : Contrat de prévoyance, participation employeur au contrat labellisé de mutuelle santé, restauration collective au tarif de 4,60€, adhésion au CNAS, participation employeur de 75% aux frais de transport en commun, prestation sociale de 1747,56 € bruts (prime annuelle versée pour moitié en juin et en novembre), forfait mobilité durable.