SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Missions

Coordonne, assure la gestion administrative et suit les projets du service.

Assure l’accueil du public.

Activités

En lien permanent avec la directrice de service et les directeurs de secteurs :

1. Activités d’accueil et de communication

 Accueillir le public et assurer la permanence téléphonique

 Assurer la gestion des courriers, mails et archives « centre de loisirs »

 Mener les actions de communication (affichage au public, diffusion des informations au personnel, …)

2. Activités de gestion

 Assurer la gestion administrative et informatique (Agora-facturation-listings de présence)

 Assurer la gestion administrative du personnel (vérification des dossiers du personnel, gestion congés logiciel CIRIL-Net RH, transmission des éléments de rémunération, demande et suivi des contrats en lien avec service RH, convocations aux formations/réunions)

 Déclarer les accidents des enfants

 Suivre les déclarations et fiches complémentaires SDJES du périscolaire

 Assurer le suivi des bons de commande et le traitement des factures (logiciel CIRIL Civil Net Finances et le parapheur)

 Etablir les courriers aux familles

3. Activités de coordination administrative et budgétaire

 Assurer le contrôle régulier de gestion RH et budgétaire avec l’aide de tableaux de bord et indicateurs

 Assurer la rédaction du rapport annuel d’activités du secteur

 Assurer les commandes de matériel pédagogique, la gestion des stocks, le réassort et le suivi des commandes et livraisons en lien avec les directeurs de secteur

 Participer aux dossiers de demandes de subventions et au calcul du cout d'un prix de journée

Missions

Coordonne, assure la gestion administrative et suit les projets du service.

Assure l’accueil du public.

Activités

En lien permanent avec la directrice de service et les directeurs de secteurs :

1. Activités d’accueil et de communication

 Accueillir le public et assurer la permanence téléphonique

 Assurer la gestion des courriers, mails et archives « centre de loisirs »

 Mener les actions de communication (affichage au public, diffusion des informations au personnel, …)

2. Activités de gestion

 Assurer la gestion administrative et informatique (Agora-facturation-listings de présence)

 Assurer la gestion administrative du personnel (vérification des dossiers du personnel, gestion congés logiciel CIRIL-Net RH, transmission des éléments de rémunération, demande et suivi des contrats en lien avec service RH, convocations aux formations/réunions)

 Déclarer les accidents des enfants

 Suivre les déclarations et fiches complémentaires SDJES du périscolaire

 Assurer le suivi des bons de commande et le traitement des factures (logiciel CIRIL Civil Net Finances et le parapheur)

 Etablir les courriers aux familles

3. Activités de coordination administrative et budgétaire

 Assurer le contrôle régulier de gestion RH et budgétaire avec l’aide de tableaux de bord et indicateurs

 Assurer la rédaction du rapport annuel d’activités du secteur

 Assurer les commandes de matériel pédagogique, la gestion des stocks, le réassort et le suivi des commandes et livraisons en lien avec les directeurs de secteur

 Participer aux dossiers de demandes de subventions et au calcul du cout d'un prix de journée

Connaissances (savoirs)

 Avoir des compétences administratives et une certaine rigueur

 Actualiser régulièrement ses connaissances

 Règles de l’expression écrite de qualité, savoir rédiger des courriers, des comptes-rendus, des rapports,

 Règles de l’expression orale de qualité

 Maitrise des outils informatiques (tableaux croisés dynamiques) et des logiciels de gestion (Agora, Ciril)

 Savoir créer, renseigner et suivre des tableaux de bord et outils de planification

 Maîtriser les différentes techniques de secrétariat.

 Connaissance de la réglementation des accueils de loisirs

Compétences (savoir-faire)

 Savoir s’organiser, gérer son temps, respecter les délais

 Avoir un certain sens de l’ordre et du rangement

 Assurer la continuité du service

 Savoir être autonome et prendre des initiatives

 Avoir le sens de l’organisation et de la gestion du temps de travail

 Etre capable de toujours améliorer son travail, tout en recherchant la simplification et l’efficacité.

 Savoir travailler en équipe.

 Savoir accueillir le public, l’informer

Aptitudes (savoir-être)

 A travailler en équipe

 Avoir de la conscience professionnelle

 Avoir des aptitudes relationnelles

 Savoir se rendre disponible

 Savoir prendre du recul et rester objectif

 Avoir des capacités à s’adapter aux changements

 Avoir des capacités d’analyse et de synthèse

 Etre ponctuel et assidu

 Avoir le sens du service public

 Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité

 Avoir un esprit d’initiative

 Etre garant de l’image du service

 Etre disponible et souple sur ses horaires en vue de répondre aux besoins du service en période de pics d’activité