Secrétaire administrative

Vacance de poste suite à une réorganisation du service, afin d’assurer la continuité et la qualité du service public au sein de la commune d’Anizy-le-Château et des communes déléguées de Lizy et Fauoucourt.

Positionnement dans l’organigramme

Le poste est placé sous l’autorité directe de la Direction Générale des Services.

L’agent travaille en lien étroit avec les élus, les services communaux et les partenaires institutionnels.

Missions principales :

Secrétariat de mairie : communes déléguées de Lizy et Faucoucourt

Accueil physique et téléphonique des usagers

Renseignement et orientation du public

Gestion du courrier entrant et sortant

Gestion des demandes de location des salles

Suivi administratif des dossiers courants de la commune déléguée

Interface entre les élus délégués, la mairie siège et les administrés

Accueil et secrétariat de mairie d'Anizy-le-Château :

Accueil du public (présentiel et téléphonique)

Traitement es demandes administratives des usagers

Secrétariat administratif courant

Domaines de polyvalence à atteindre pour palier des remplacements éventuels :

État civil : actes, recensement citoyen, formalités administratives

Urbanisme : réception et suivi des demandes (permis, DP, CU…)

Élections : inscriptions, radiations, préparation des scrutins

Affaires générales : arrêtés, délibérations, affichage réglementaire

Gestion administrative diverse selon l’organisation du service

Conditions d’exercice et sujétions particulières :

Poste nécessitant une forte polyvalence sur plusieurs communes

Capacité à s’adapter à des missions variées et à des publics divers

Respect strict des obligations de confidentialité

Sens du service public et continuité du service

Horaires compatibles avec l’accueil du public, avec possibilité d’adaptation ponctuelle selon les besoins du service

Qualifications requises :

Formation administrative souhaitée (secrétariat, gestion administrative, collectivités territoriales)

Expérience appréciée sur un poste de secrétariat de mairie ou en collectivité territoriale

Connaissance du fonctionnement des communes et des institutions publiques appréciée

Compétences attendues :

Savoirs (connaissances) : fonctionnement des collectivités territoriales, règles de base de l’état civil, de l’urbanisme et des élections, notions de droit public et de procédures administratives, utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, logiciels métiers), principes de l’accueil du public et du service public local.

Savoir-faire (compétences techniques) : accueillir, informer et orienter les usagers avec fiabilité, gérer simultanément plusieurs dossiers administratifs, rédiger des courriers, notes et documents administratifs, organiser et prioriser son activité en autonomie, appliquer les procédures et respecter les délais réglementaires, travailler en transversalité avec les autres services de la commune et les élus.

Savoir-être (qualités professionnelles) : sens aigu du service public, discrétion et respect de la confidentialité, rigueur, organisation et fiabilité, capacité d’adaptation et polyvalence, qualités relationnelles et sens de l’écoute, autonomie tout en sachant rendre compte, esprit d’équipe et posture professionnelle adaptée à l’accueil du public.