Secrétaire de site

Pôle solidarités

maison du Département solidarité d'Hénin-Carvin site d'Hénin-Beaumont

Le secrétaire de site est placé au sein du service administratif de la maison du Département solidarité (MDS) sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS). A ce titre, vous êtes amené à travailler sur l'ensemble des missions du site.

Les fonctions d'accueil, d'orientation du public et de premier traitement des demandes constituent le cœur de vos missions.

Le secrétaire de site est placé au sein du service administratif de la MDS sous l'autorité du Responsable Territorial Solidarités (RTS). A ce titre, il est amené à travailler sur l'ensemble des missions du site.

Les fonctions d'accueil, d'orientation du public et de premier traitement des demandes constituent le cœur de ses missions.

Missions d'accueil, d'information et d'orientation :

Que ce soit dans le cadre de l'accueil physique ou téléphonique, le ou la secrétaire de site, en tant que membre d'un réseau d'acteurs de 1er accueil sur le territoire, est amené(e), en fonction de la demande de l'usager à :

• identifier et qualifier la demande ;
• fournir les informations générales et documents/formulaires, aider au remplissage et vérifier la complétude du dossier ;
• vérifier l'effectivité des droits et informer sur l'éligibilité aux prestations ;
• orienter vers le service compétent interne/externe, afin de lutter notamment contre l'errance institutionnelle ;
• prendre rendez-vous pour l'usager avec les services internes en fonction des agendas des professionnels

Pour une réponse plus efficace, il ou elle doit développer un travail coordonné avec l'ensemble des services du site et avec les partenaires.

Mission d'appui administratif et de pilotage :

gérer et suivre le courrier (papier, électronique, ...) ;

• mettre à jour et classer les pièces des dossiers sociaux, gérer l'archivage ;
• concevoir, saisir des documents, et mettre en forme des écrits professionnels ;

gérer les bases de données et de collecte de l'information en lien avec l'activité du site ;

gérer et réguler les échanges d'information entre les différents services et entités du pôle solidarités ;

assurer le secrétariat des commissions (préparer les dossiers, tenir les tableaux de bord de suivi, courriers de convocation, de notification, concevoir des supports d'animation, ...) et en rédiger les comptes rendus ;

• appuyer les services dans la réalisation de leur activité.

Par délégation du RTS :

Mission communication (en lien avec le responsable administration générale) :

• assurer le suivi des interpellations des élus et des partenaires et le relais des réponses apportées ;
• afficher et diffuser les informations institutionnelles et assurer la remontée des informations ;
• assurer la référence concernant les outils wikisol et Intranet [référent wikisol du site].

Mission ressources humaines (en lien avec le responsable administration générale) :

• réaliser les tâches liées à la gestion RH du quotidien ;
• assurer l'accueil des stagiaires ;
• accueillir les nouveaux arrivants (gestion des annuaires, gestion des habilitations et des droits d'accès (demandes d'accès aux ressources informatiques (DARI), ...).

Missions logistiques :

• réaliser les commandes et la réception des matériels et fournitures ;
• assurer la gestion des personnels d'entretien (sur délégation du RTS) ;
• assurer la gestion, en lien avec le pôle aménagement et développement territorial, des travaux d'entretiens, des déménagements, des assurances et des sinistres ;
• assurer en lien avec la direction des services numériques, l'installation et le renouvellement des outils informatiques et de téléphonie et assurer la remontée des problématiques et des demandes d'intervention ;
• faire le lien avec les services des communes d'implantation concernant les locaux mis à disposition et les demandes connexes ;
• gérer le planning d'occupation des salles et de réservation des véhicules de service ;
• assurer toute autre mission de gestion à la demande du RTS pour assurer le bon fonctionnement du site.

Mission de professionnalisation :

• à destination des étudiants en formation et plus généralement de transmission des savoirs au même titre que l'ensemble des agents.

Savoirs :

• de formation secrétaire médico-sociale ;
• connaissance des politiques départementales en matière sociale et de l'environnement institutionnel d'une maison du département solidarité ;
• connaissance des partenaires internes et externes d'une maison du département solidarité.

Savoir-faire :

• capacité d'analyse et de synthèse (pouvoir redéfinir une demande et la répercuter au professionnel concerné) ;
• maîtrise de l'accueil physique et téléphonique ;
• maîtrise des techniques rédactionnelles ;
• maîtrise de l'outil et des logiciels informatiques utiles à l'activité (word, excel, outlook, génésis, ...).

Savoir-être :

• capacités relationnelles ;
• capacités d'écoute et de communication ;
• adaptabilité, réactivité ;
• disponibilité ;
• aptitude au travail en équipe ;
• rigueur, méthode et organisation ;
• force de propositions.