Secrétaire des élus et de la direction générale des services

La commune de Saint-Lary Soulan (strate démographique assimilée à celle des communes de 20 000 à 40 000 habitants) est dotée d’un domaine skiable et d’une offre thermale en DSP, située le territoire du Parc National des Pyrénées, site Natura 2000, aux portes de l’Espagne.

La secrétaire du maire, des élus et de la direction générale des services occupe un poste stratégique au cœur du fonctionnement administratif et institutionnel de la collectivité. Véritable interface entre les élus, la direction générale, les services municipaux et les partenaires extérieurs, elle contribue à la continuité, à la fiabilité et à la qualité de l’action publique locale.

Placée sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale des services, elle assure l’assistance administrative, organisationnelle et logistique du maire, de la DGS et des élus dans l’exercice de leurs fonctions et de leurs mandats. À ce titre, elle participe à la préparation, à l’organisation et au suivi des activités politiques et institutionnelles de la commune, ainsi qu’au bon déroulement des instances municipales.

Par son rôle central, elle garantit la circulation fluide et sécurisée de l’information, la coordination entre les différents acteurs internes et externes, ainsi que le respect des procédures administratives et des échéances. Elle intervient dans la gestion des agendas, du courrier, des dossiers et des réunions, tout en assurant le suivi des décisions prises et leur transmission aux services concernés.

Exerçant ses missions dans un environnement exigeant, marqué par la proximité avec les élus et la sensibilité des informations traitées, la secrétaire du maire, des élus et de la DGS est tenue à une obligation stricte de discrétion professionnelle, de loyauté institutionnelle et de neutralité.

1/ ACTIVITES PRINCIPALES :

1.1/ MAIRIE

Assistance administrative du Maire et de la DGS

• Gérer de manière proactive les agendas du maire et de la DGS : planification des rendez-vous, arbitrage des priorités, organisation des déplacements et des temps institutionnels.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs institutionnels, partenaires et administrés, en garantissant une image professionnelle et qualitative de la collectivité.
• Gérer le courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé) : tri, enregistrement, orientation, rédaction de réponses, suivi des délais et relances.
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs et institutionnels : courriers officiels, notes, comptes rendus, convocations, rapports, supports de réunions, délibérations, arrêtés, conventions…
• Organiser, classer et archiver les documents, dossiers et décisions, dans le respect des règles de conservation, d’archivage et de confidentialité

Assistance aux élus

• Assurer le secrétariat des élus dans l’exercice de leur mandat (adjoints et conseillers municipaux).
• Centraliser, traiter et suivre les demandes des élus en lien avec les services municipaux.
• Faciliter l’accès des élus aux informations nécessaires à la prise de décision.
• Organiser les réunions de travail des élus (commissions, groupes de travail, réunions thématiques).
• Participer à la préparation administrative des dossiers présentés par les élus.

Organisation et suivi des instances

• Préparer et organiser matériellement et administrativement les instances municipales : conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions, réunions de coordination.
• Contribuer à l’élaboration et à la diffusion des convocations, ordres du jour et documents préparatoires.
• Assurer le suivi des décisions prises : tableaux de suivi, relances, transmission aux services concernés, contrôle des échéances.
• Participer à la rédaction ou à la mise en forme des arrêtés, délibérations, comptes rendus et procès-verbaux, en lien avec les services compétents.

Coordination et communication interne

• Assurer un rôle d’interface permanent entre le Maire, les élus, la DGS et les services municipaux.
• Garantir la transmission fiable et sécurisée des informations institutionnelles et administratives (transmission au contrôle de légalité).
• Veiller à la bonne compréhension des consignes et décisions par les services concernés.
• Contribuer à la fluidité des relations de travail et à la cohérence de l’action municipale

Confidentialité, loyauté institutionnelle et sécurisation de l’information

• Suivi et traitement des dossiers juridiques
• Traiter et protéger les informations sensibles, confidentielles ou stratégiques.
• Respecter et faire respecter les obligations de discrétion professionnelle, de neutralité et de réserve.
• Appliquer les règles relatives à la protection des données et à la sécurité de l’information.
• Adopter une posture professionnelle garantissant la confiance des élus et de la direction générale.

Rédaction et suivi :

• Conventions moniteurs de ski,
• Arrêtés d’ouverture et fermeture de la station

1.2/ SIVU AURE

Organisation et suivi des instances

• Préparer et organiser matériellement et administrativement les réunions.
• Contribuer à l’élaboration et à la diffusion des convocations, ordres du jour et documents préparatoires.
• Assurer le suivi des décisions prises : tableaux de suivi, relances, transmission aux services concernés, contrôle des échéances.
• Participer à la rédaction ou à la mise en forme des arrêtés, délibérations, comptes rendus et procès-verbaux, en lien avec les services compétents.

Coordination et communication interne

• Assurer un rôle d’interface permanent entre le Maire, les élus, la DGS et les services municipaux.
• Garantir la transmission fiable et sécurisée des informations institutionnelles et administratives (transmission au contrôle de légalité).
• Veiller à la bonne compréhension des consignes et décisions par les services concernés.
• Contribuer à la fluidité des relations de travail et à la cohérence de l’action municipale.

2/ ACTIVITES SECONDAIRES

Appui administratif transversal aux services

• Apporter un soutien administratif ponctuel aux services municipaux, en fonction des besoins et des priorités.
• Participer à la coordination de projets transversaux impliquant plusieurs services.
• Contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives et documentaires.

Communication institutionnelle et logistique

• Contribuer à la préparation de supports de communication institutionnelle (notes internes, courriers d’information, documents de présentation).
• Participer à l’organisation logistique d’événements institutionnels, réunions publiques ou cérémonies officielles.
• Assurer le lien administratif avec les partenaires institutionnels (préfecture, intercommunalité, organismes publics).

Suivi administratif spécifique

• Assurer le suivi administratif de dossiers sensibles ou stratégiques confiés par le Maire ou la DGS.
• Participer à la préparation de rapports ou bilans d’activité.

Amélioration continue et qualité du service public

• Proposer des améliorations dans l’organisation administrative et les outils de travail.
• Contribuer à la dématérialisation des procédures et à la modernisation des pratiques.

Organisation et évènementiel

• Gestion des appartements d’hôte
• Organisation et coordination d’évènements (pot de départ, assemblée ANMSM…)

Interface

• rédaction des conventions
• commande et délivrance des forfaits de ski moniteurs et personnel mairie

1/ EXIGENCES REQUISES :

1.1/ Niveau requis pour le poste : catégorie C

1.2/ Formations et qualifications nécessaires :

• Formation administrative ou juridique.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel.
• Expérience souhaitée sur un poste similaire.

1.3/ Compétences nécessaires :

1.3.1/ Compétences humaines (savoir-être) :

• Sens du service public.
• Discrétion et loyauté.
• Rigueur, organisation et fiabilité.
• Qualités relationnelles et diplomatie.
• Capacité d’adaptation et réactivité.

1.3.2/ Compétences professionnelles (savoir-faire) :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative.
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité à gérer les priorités et à travailler en autonomie.