Secrétaire général adjoint

Dans le cadre de la nouvelle organisation de la Collectivité de Corse, il a été décidé de créer un Secrétariat Général auprès du Directeur Général des Services.

Sous l’autorité du Secrétaire Général de la Direction Générale des Services, le Secrétaire Adjoint(e) participe au pilotage des différentes affaires et ressources administratives au regard des orientations stratégiques du Directeur Général des Services.

Dans un souci d’efficience et de transversalité, il (elle) participe à organiser, coordonner et superviser l’ensemble des activités administratives de la Direction Générale des Services, au sein de cette dernière.

Il (elle) veille à coordonner les remontées d’informations et le suivi des dossiers selon les process internes de la Collectivité qu’il participe à améliorer et harmoniser.

Il (elle) participe à la sécurisation juridique des actes et projets de la DGS et doit garantir l’application des procédures.

Il (elle) peut également apporter directement assistance et appui technique auprès des Directions et des services dans le cadre de projets spécifiques ou transversaux.

Il (elle) participe à sécuriser et organiser l’ensemble des activités du Directeur Général des Services.

A la demande du Secrétaire Général, il (elle) participe aux réunions et instances de la Collectivité.

Ses compétences en matière juridique, financière, technique, d’organisation et de méthode, lui permettent d’impulser une dynamique d’innovation en matière d’organisation et de fonctionnement des services en répondant aux besoins du Directeur Général des Services.

Le poste est basé à Aiacciu ou Bastia avec mobilité.

II/ ATTIVITÀ PRINCIPALE / ACTIVITES PRINCIPALES

Participer à la coordination administrative et financière ainsi que la coordination des activités de la Direction Générale des Services ;

III/ CUNNISCENZE È CAPACITÀ RICHIESTE / CONNAISSANCES ET CAPACITES REQUISES

Sapè fà / Savoir-faire :

Participer à la coordination administrative et financière ainsi que la coordination des activités de la Direction Générale des Services ;

• Assister le (la) Secrétaire Général(e) dans le pilotage et la coordination administrative et financière ainsi que dans la coordination des activités de la Direction Générale des Services ;
• Participer à la planification et à la coordination des affaires administratives en transversalité avec l’ensemble des secrétaires généraux notamment en veillant à sécuriser les instances de la collectivité ;
• Participer à moderniser, harmoniser et optimiser les procédures administratives conjointement avec les directions métiers et les secrétaires généraux ;
• Assurer le contrôle de l’instruction des dossiers et l’application des procédures ;
• Participer à la coordination de la production des documents et procédures internes ;
• Participer à la mise en œuvre, le suivi et l’exploitation des outils de contrôle de gestion de l’activité ;
• Proposer les réformes et innovations propres à moderniser le fonctionnement des directions et services de la structure en matière de processus administratifs et financiers ;
• Recueillir, traiter, organiser et diffuser les informations ;
• A la demande du Directeur Général des Services et/ou du Secrétaire Général, apporter assistance et appui technique auprès des directions et services dans le cadre de projets spécifiques ou transversaux ;
• Élaborer des préconisations ou des avis dans le cadre de l’instruction des dossiers ;
• Alerter et sensibiliser aux contraintes et risques des hypothèses d’arbitrage ;
• Participer à sécuriser l’agenda et les activités du Directeur Général des Services ;
• Participer au pilotage de la gestion budgétaire et financière de la DGS : recueil des données auprès des directions, recollement et consolidation des données, contrôle, suivi et aide au pilotage ;
• Assurer un suivi et une veille juridique.

Sapè / Savoirs :

Maitrise de la langue corse souhaitée

Expériences de contextes stratégiques similaires / expérience significative dans un poste similaire au sein d’une collectivité territoriale

Connaissance des fondamentaux du statut de la FPT

Méthodologie et outils du management par objectif, ingénierie de projet

Environnement territorial, enjeux et évolution et cadre réglementaire des politiques publiques

Maîtrise du cadre règlementaire (Code des marchés publics, Statut de la fonction publique territoriale, réglementation comptable et budgétaire…) et des règlements internes.

Maîtrise des logiciels de la bureautique ainsi que des progiciels spécifiques.

Maîtrise de la M57 et de l’exécution budgétaire et comptable.

Maîtrise des outils et techniques du contrôle de gestion.

Maîtrise des techniques de reporting et supports de communication.

Maîtrise des techniques d’élaboration et de suivi des tableaux de bord

Accompagnement au changement - Compétences affirmées en management

Gestion des processus, repérage de bonnes pratiques, appétence pour l’innovation

Savoir analyser et saisir rapidement les enjeux principaux d’un dossier ou d’une situation, faire émerger les choix possibles en fonction du contexte de la collectivité

Formaliser des procédures communes de travail.

Réaliser des diagnostics et proposer des pistes d’actions pragmatiques

Appétence pour l’innovation

Capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse

Sapè esse / Savoir-être :

Capacité d’initiative et force de proposition auprès du Secrétaire Général et du DGS

Autorité, capacité d’écoute et de communication

Capacité à résister au stress et à prendre du recul

Qualités relationnelles

Discrétion

Rigueur

Disponibilité et réactivité

Capacité à travailler en transversalité et sens du travail en équipe

Sens aigu du service public et de l’intérêt général

IV/ RILAZIONE / RELATIONS

Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire Général, il (elle) accomplit les missions qui lui sont dévolues en matière de coordination administrative et financière au sein de la DGS.

Échanges permanents et directs avec le (la) Secrétaire Général(e) et le DGS.

Echanges réguliers avec les délégués, les directeurs (trices) et chef(fe)s de service de la Direction Générale des Services, mais également avec les directions supports (RH, commande publique, moyens généraux, finances, secrétariat général...).

Echanges réguliers avec l’ensemble des secrétaires généraux.

Participation aux réunions et instances de la collectivité à la demande du Secrétaire Général.

V/ CUNDIZIONE D’ESERCIZIU / CONDITIONS D’EXERCICE

Travail de bureau.

Mobilité possible (BASTIA/AIACCIU notamment).

Grande disponibilité : amplitude variable des horaires, rythme de travail soutenu, pics d'activité liés aux échéances de la collectivité, à l'agenda du DGS et des élu(e)s, aux imprévus.

VI/ AUTUNUMIA È RISPUNSABILITÀ / AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉ

Large autonomie dans l’organisation de travail

Autonomie dans la mise en œuvre des actions de sa direction

Garant(e) de la conduite du projet de la collectivité (contraintes, risques, communication, etc.).