Secrétaire général de mairie (h/f)

Raison d'être de l'emploi :

Le poste de Secrétaire Générale de Mairie est essentiel pour garantir le bon fonctionnement administratif de la commune. Il soutient le maire et les élus dans la gestion des affaires courantes et dans la prise de décision stratégique. La Secrétaire Générale assure la coordination des services municipaux, la gestion des ressources humaines, ainsi que la conformité des actions administratives avec les exigences légales et financières. Elle joue également un rôle clé dans la dématérialisation des processus et la gestion des projets informatiques.

Ce poste répond à la nécessité de renforcer l'efficacité de la gestion administrative, d’optimiser les processus internes, et de garantir une bonne gestion des ressources humaines, des finances et des affaires juridiques.

Positionnement dans l'organigramme :

La Secrétaire Générale de Mairie est placée sous la responsabilité directe du Maire. Elle coordonne les services municipaux, supervisant une équipe d'agents administratifs. Elle travaille en étroite collaboration avec les élus et les autres services municipaux pour assurer la mise en œuvre des décisions et la gestion quotidienne de la commune. En outre, elle représente la commune dans ses relations avec les partenaires externes, tels que les autres collectivités et les institutions publiques.

Elle occupe un rôle stratégique au sein de l’administration, veillant à la fluidité de la gestion des dossiers administratifs et à l’optimisation des ressources humaines.

Qualifications requises :

Diplôme et Formation

Le candidat doit justifier d’une formation de niveau Bac +5 dans le domaine administratif, juridique ou des ressources humaines, avec une spécialisation dans la gestion publique, le droit public ou la gestion des collectivités territoriales. Des formations complémentaires en gestion des ressources humaines ou en gestion financière seraient un atout.

Expérience professionnelle

Une expérience préalable dans la fonction publique territoriale, ou dans un environnement administratif similaire, est fortement souhaitée. Une expérience en gestion des ressources humaines, gestion financière et gestion de projets au sein d’une collectivité territoriale serait particulièrement appréciée. Des connaissances approfondies des procédures administratives et juridiques liées à la fonction publique territoriale sont indispensables.

Permis

Le permis de conduire B est requis pour les déplacements professionnels occasionnels (réunions, rendez-vous externes, etc.).

Compétences attendues :

Savoirs (Connaissances) :

Connaissances juridiques : Maîtrise des règles de la comptabilité publique (M49, M57, etc.), du droit public, des marchés publics, ainsi que des règles relatives à l’état civil et aux actes administratifs.

Ressources humaines : Bonne maîtrise du statut de la fonction publique territoriale, des procédures de gestion des carrières, de recrutement et des dossiers du personnel.

Gestion financière et budgétaire : Connaissances approfondies des procédures budgétaires et de la gestion des subventions publiques, avec une capacité à rédiger des documents financiers tels que des budgets, des rapports d’exécution budgétaire, et des demandes de financement.

Outils informatiques et dématérialisation : Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion administrative tels que Berger Levrault, Cosoluce, etc.) et des processus de dématérialisation des démarches administratives.

Réglementation spécifique aux subventions : Connaissance des mécanismes de demande, gestion et suivi des subventions auprès des différents financeurs (État, région, département, fondations, etc.).

Savoir-faire (Compétences techniques) :

Gestion administrative : Capacité à rédiger des documents administratifs (délibérations, rapports, courriers), à organiser le suivi des projets municipaux et à préparer les conseils municipaux et les délibérations.

Gestion des ressources humaines : Compétence dans la gestion des carrières (suivi des promotions, avancements, mobilités internes), recrutement, et gestion des absences et des congés. Maîtrise de la gestion de la paye, ainsi que des aspects sociaux liés à la gestion du personnel.

Gestion financière et budgétaire : Aptitude à élaborer, suivre et ajuster un budget communal. Capacité à préparer des rapports financiers pour les élus et à suivre l'exécution des subventions attribuées par les institutions publiques.

Analyse et gestion de projet : Capacité à piloter et à suivre des projets transversaux, notamment dans la mise en œuvre de la dématérialisation et l’optimisation des processus administratifs.

Communication et relations externes : Savoir organiser des réunions et des échanges d’informations efficaces avec les élus, les services municipaux, ainsi que les partenaires externes (autres collectivités, administrations, associations, etc.).

Savoir-être (Qualités humaines et comportementales) :

Sens de l’organisation : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance. Organisation rigoureuse et méthodique dans la gestion des dossiers administratifs.

Leadership et management : Capacité à diriger, coordonner et motiver une équipe d’agents administratifs, avec un sens du travail en équipe et une approche collaborative.

Autonomie et réactivité : Le candidat doit être capable de prendre des décisions rapidement en l'absence de supervision directe et de s’adapter à des situations nouvelles ou urgentes.

Discrétion et confidentialité : Une grande discrétion est requise en raison de la gestion d’informations sensibles et confidentielles, tant sur le plan administratif que juridique.

Esprit d’analyse et de synthèse : Capacité à analyser des situations complexes, à synthétiser les informations et à proposer des solutions adaptées aux enjeux de la collectivité.

Sens du service public : Volonté de servir l'intérêt général et de participer au bon fonctionnement des services municipaux dans le respect des valeurs de la fonction publique territoriale.

Qualités relationnelles : Excellentes aptitudes à la communication, à l’écoute et au relationnel, avec une capacité à interagir efficacement avec les élus, les collègues, les administrés et les partenaires externes.

Discrétion et gestion des conflits : Aptitude à gérer des situations conflictuelles avec calme et professionnalisme, tout en respectant la confidentialité des échanges.