Secrétaire général de mairie (h/f)

Activités principales :

1 - Assistance à l'autorité territoriale

• Aider à la décision et conseil aux élus. Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux.

2 - Organisation du conseil municipal

• Préparation et rédaction des documents administratifs, techniques et des courriers divers (particuliers, administrations...).
• Suivre et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal avec rédaction des comptes rendus de séance, rédaction des délibérations et des arrêtés du Maire.

3 - Élaboration du budget / des dossiers de subventions / des marchés publics / de l'urbanisme

• Élaborer le budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie (portail DGFIP - Hélios).
• Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets. Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.
• Comptabilité (M57).
• Gestion de l'urbanisme avec la dématérialisation (Oxalis). 4 - Secrétariat du Maire et des élus et formalités diverses
• Enregistrer et rédiger des actes d'état civil (avis naissance, pré-reconnaissance, mariages, Pacs, décès, transcriptions) et apposition des mentions marginales.
• Préparation et gestion des registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
• Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
• Assurer le suivi et la gestion des dossiers de cérémonie de mariage, d'anniversaire de mariage, de parrainage civil et de Pacs.
• Recensement civique avec établissement et envoi du fichier Pecoto et délivrance des attestations. 5 - Élections
• Tenue à jour du fichier électoral (gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale et les radiations). Suivi sur le portail REU.
• Préparer les réunions de ma commission de révision des listes électorales et y participer. Organisation matérielle et administrative du bureau de vote. Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement).

6 - Gestion du cimetière

• Délivrer les autorisations administratives en matière funéraires.
• Tenir et mettre à jour le logiciel de gestion du cimetière.
• Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises de concessions.

7 - Ressources humaines

• Établissement de la paye et suivi des carrières des agents.
• Suivi du dossier d'assurance du personnel.
• Suivi des visites médicales du travail.
• Préparer les éléments nécessaires aux procédures liées à la carrière (entretien professionnel, dossier de promotions, RIFSEEP, PPCR, formations...).

8 - Autres activités

• Accueil physique et téléphonique de la population et du public extérieur. Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques. Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs. Suivi du logiciel Polychrome pour les arrivées et les départs des habitants.
• Gestion & création du journal communal annuel. 9- Activités accessoires / secondaires :
• Tenue à la bonne propreté de la Mairie pour l'accueil au public lors des permanences. 10- Moyens mis à dispositions :
• Bureau équipé de mobilier et armoires de rangement. Téléphone (accès internet). Matériel informatique. Être si possible présente aux cérémonies d'état civil, aux réunions en soirée, aux scrutins électoraux.

Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements (formation, RDV Trésors public ETC...) avec possibilité de remboursement des frais.

11- Supérieur hiérarchique direct : Le Maire & ses adjoints Internes :

• Les élus (équipe municipale).
• Les agents techniques.
• Relation avec le SIVOM.

Externes :

• Préfecture
• Trésor Public
• Public
• D'autres collectivités
• Partenaires institutionnels
• Responsables associatifs
• Prestataires privés

11- Compétences requise par le poste Théoriques et savoir faire :

• Connaissance des instances, processus et circuits de décision, fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Connaissance du Code Général des Collectivités Territoriale, du Code Civil, du Code Électoral.
• Maîtrise des procédures budgétaires et comptable (nomenclature M57), réaliser et suivre un budget.
• Bonne connaissance du droit administratif et savoir appliquer les règles du statut de la fonction publique territoriale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Publisher...) et des logiciels spécifiques (Cosoluce).
• Règles communes à la rédaction des actes d'Etat Civil.
• Législation funéraire de la commune. Savoir être :
• Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation.
• Sens du contact, et de la communication.
• Sens du service public.
• Méthode et rigueur.
• Autonomie, initiative.
• Esprit d'équipe.
• Discrétion.

Diplômes requis :

• Diplôme de niveau III minimum dans le domaine du secrétariat et e la comptabilité (voire de niveau III).
• Concours ou examen professionnel d'adjoint administratif territorial de catégorie C (minimum)
• Permis B

12- Facteur d'évolution du poste Évolution sur le plan statutaire.

Développement des politiques publiques globales et transverses. Développement de l'intercommunalité et des logiques de coopération. Réforme territoriale.

Consignes générales d'hygiène, sécurité et prévention (assistante de prévention) :

13- Environnement du poste

• Aménagement des bureaux
• Le poste informatique (bureau, siège, clavier, souris, écran, téléphone, imprimante)
• L'organisation du travail
• La surveillance médicale

1 - Accueillir, renseigner la population et instruire les dossiers sur les domaines de : l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale.

2 - Assister et conseiller les élus, préparer le conseil municipal, les délibérations, les commissions, les arrêtés du maire.

3 - Préparer, mettre en forme et suivre l'exécution du budget.

4 - Suivre les marchés publics et les subventions.

5 - Gérer la comptabilité : engagements de dépenses et titres de recettes.

6 - Gérer le personnel (gestion des temps, paie).

7 - Animer les équipes et organiser les services.

8 - Gérer le patrimoine communal et suivre les travaux.

9 - Gérer les services communaux existants (salle, garderie, bibliothèque, cantine,...).

10 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires.

• SAVOIRS :
• connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
• connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
• connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
• connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
• connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
• SAVOIR FAIRE :
• respecter les délais réglementaires ;
• savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
• vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
• préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
• préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
• élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
• contrôler et évaluer les actions des services ;
• piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
• SAVOIR ETRE :
• savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
• avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
• disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
• bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.