Secrétaire médico-social

Sous l’autorité du Responsable de la Maison Nord Solidarités Gravelines Bourbourg, le/la Secrétaire Médico-social(e) (SMS) contribue au fonctionnement des services de la structure (PMI, Enfance et Service Social de Proximité) en collaboration avec les travailleurs sociaux et médico-sociaux et les responsables. Il/elle exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.

Apporter votre soutien technique aux travailleurs sociaux et médico-sociaux, ainsi qu’aux responsables de service ;

Accueillir et orienter le public et lui permettre l’accès aux droits ;

Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés, dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel ;

Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels et associatifs.

Obligations du poste :

Permis B souhaité

Conditions particulières :

Grande disponibilité avec risques de tension dans la relation au public ; devoir de confidentialité

Respect de l'éthique professionnelle, sens du service public et des relations avec le public

Travail en bureau, déplacements fréquents sur le territoire

Accueil physique et téléphonique du public

• Accueillir le public avec amabilité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir et orienter les demandes
• Analyser les demandes du public, le renseigner, le conseiller
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Adapter son intervention aux différents publics
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, repérer les comportements à risque

Identification et qualification des demandes sociales

• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
• Transmettre la demande au service social compétent

Accompagnement dans les démarches administratives

• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Aider à rédiger des documents administratifs
• Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Trier, classer et archiver des documents

Planification et suivi

• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Contribuer au fonctionnement général du service et à la qualité des prestations

• Participer aux réunions de service, aux groupes de travail internes ou externes, et aux réunions partenariales si nécessaire
• Transmettre par écrit ou par oral des informations et des données liées à ses activités

Organisation de son activité

• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité des usagers

• Prendre des mesures conservatoires pour protéger les usagers

• Techniques d'accueil, règles de communication
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques de secrétariat
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Typologie des demandes sociales
• Droits et obligations des usagers
• Principes d'accueil des personnes en situation de handicap
• Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
• Caractéristiques des publics de l’action sociale
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Organisation et activités des services
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Techniques de rédaction et écrits professionnels
• Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelles (notes, compte-rendu, rapports, etc.)
• Procédures en vigueur
• Règles et consignes de sécurité

Savoir – être

• Faire preuve d’empathie
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Etre rigoureux
• Faire preuve d'adaptabilité