Un.e agent.e administratif.ve et d'accueil

L’assirant.e administratif.ve et d’accueil assure l’accueil physique et téléphonique du public (enfants et adolescents de 2 à 16 ans et leurs familles) et le soutien administratif du service de réussite éducative. Il.elle assiste la responsable dans l’organisation générale du service. Horaires : . en période scolaire : journée continue le mercredi (de 10h45 à 19h30) et le jeudi (de 11h45 à 19h15). Le mardi, jeudi et vendredi : horaires à définir avec la responsable de service (entre 8h00 et 17h30). . en période de vacances scolaires : horaires à définir avec la responsable de service (entre 8h00 et 17h30)

Mission 1 : Accueil du public Activités : Accueillir, recueillir les demandes et orienter les familles et enfants accompagnés. Répondre et orienter les appels téléphoniques vers les agents. Planifier des RDV. Prendre et transmettre les messages. Réguler la circulation dans les locaux et orienter les autres publics. Participer aux séances d’analyse des pratiques professionnelles CCAS. Apporter un renfort à l’accueil des différents services du CCAS (de 1 jour/mois à plusieurs jours par semaine en cas d’absence d’un agent). Mission 2 : Gestion administrative Activités : Préparer et traiter les dossiers (photocopier, enregistrer, trier, diffuser et archiver). Rédiger, saisir et enregistrer des documents administratifs de formes et de contenus divers, prendre des notes et mettre en forme un document (courrier, compte rendu, invitation, convocation, tableau et tout autre document administratif). Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques. Gérer et actualiser une base d'informations. Elaborer un planning en incluant des contraintes. Gérer l’envoi des SMS aux usagers. Rechercher et diffuser des informations. Utiliser l'outil informatique et les logiciels afférents au poste (word, excel, ppt, outlook, logiciel PRE, Concerto, SMS factor). Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité. Diffuser des informations. En lien avec les autres services du CCAS, gérer la réception et l’envoi des courriers. Mission 3 : Assistance de la responsable dans l’organisation générale du service Activités : Gérer l’affichage à disposition du public. Veiller à la bonne organisation de la salle d’attente (réassort des coloriages, livres, crayons, feutres, jeux divers, rangement). Suivre l’emprunt et le retour des livres. Gérer les stocks (suivi de consommation et réapprovisionnement papeterie, alimentation, petit matériel, carte de tram). Saisie informatique et extractions de données pour faciliter le suivi de l’activité du service Planification de réunions de synthèse.

Savoirs : Connaissance des missions et activités de la structure Connaissance de la collectivité Droits et obligations des usagers Connaissance des dispositifs et acteurs de l’action sociale Savoir-faire : Autonomie et rigueur dans les tâches confiées Organisation, anticipation, planification Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, mise en page, publipostage, messagerie, diaporama) Maitrise des techniques d’accueil, règles de communication Identification et qualification des demandes Identification et diffusions d’informations communicables Capacité à rendre compte Gestion de stocks et réapprovisionnement Ressources comportementales : Travail en équipe et en transversalité au sein du service comme avec les autres services Adaptation de l’accueil au public de l’action sociale Capacité à rendre compte Souplesse, bienveillance et non jugement Devoir de confidentialité