Administratif / Promotion interne

Intitulé du poste : Gestionnaire d’Etat civil

Direction : DGS

Pôle ou service : Etat civil

Lieu d’exercice : Mairie de Coti Chiavari

Informations administratives

Filière : Administrative

Cadre d’emploi : Rédacteur

Catégorie : B

Régime Indemnitaire : OUI

Astreintes : NON

Conditions d’exercice du poste

Rythme de travail :

• Travail en bureau et guichet d’accueil,
• Déplacements occasionnels sur autorisation du procureur en cas de situation exceptionnelles (mariage in extremis)
• Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public (permanences ponctuelles en soirée ou week-end ; présence lors de la célébration des mariages le samedi)

Conditions particulières :

• Forte disponibilité requise sur certaines périodes de l’année
• Devoirs de confidentialités

Facteurs de pénibilité :

• Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risque de conflits
• Devoirs de confidentialités

Attribution :

• Téléphone : NON
• Ordinateur portable : NON
• Télétravail : OUI
• Délégation de signature (actes, budgets dématérialisés) : NON

Organigramme et interlocuteurs internes et externes

Maire

ꜜ

DGS

ꜜ

Interlocuteurs à l’intérieur de la mairie :

• Elus
• Secrétaire général en charge des ressources, de la population, de la culture et de l’agence communale

Interlocuteurs à l’extérieur de la mairie :

• Elus et autres collectivités
• Usagers
• Fonction publique d’Etat

DESCRIPTIF DU POSTE :

Instruire et rédiger les actes d’état civil (naissance, mariage, décès, adoptions, PACS, changement de nom et/ou de prénom, etc)

Réaliser un accueil physique et téléphonique

Activités principales :

Accueil et secrétariat :

• Accueil physique et téléphonique des usagers
• Gestion du courrier départ et arrivé
• Gestion des archives physiques et numériques de la commune

Etat-Civil :

• Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil : naissance, reconnaissance, mariage, décès, acte d’enfant sans vie, déclaration conjointe de changement de nom, consentement de l’enfant de plus de 13 ans à son changement de nom, consentement d’un enfant majeur à son changement de nomen cas de changement de filiation, changement de prénom, changement de nom issu de la loi du 2 mars 2022
• La transcription, la mention en marge de tous les actes et jugements sur les registres de l’état civil
• Le dressé de tous les actes relatifs aux déclarations susvisées
• La délivrance de toute copie ou extrait d’actes d’état civil
• L’enregistrement de la conclusion, la modification et la dissolution des PACS
• Accueil et renseignement du public
• Instruction des dossiers de mariage
• Tenue administrative des registres d'état civil
• Traitement et mise à jour des livrets de famille
• Délivrance d'autorisations en lien avec le domaine funéraire
• Organisation et gestion des cimetières
• Droit des étrangers résidant sur le territoire (Attestation d’accueil)
• Délivrance des attestations (union libre, célibat, vie de bonne mœurs…)
• Délivrance des certificats d’hérédité

Connaissances

Accueil et secrétariat :

• Connaître les différentes techniques de gestion d’un public

Etat-Civil :

• Information générale relative à l'état civil (IGREC)
• Conventions internationales sur la délivrance des actes
• Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
• Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
• Cadre réglementaire en matière de nom de famille
• Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
• Progiciel de gestion de l'état civil
• Notions de généalogie
• Procédures d’adoption
• Procédures relatives aux formalités administratives
• Procédures relatives aux mariages (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
• Droit des étrangers résidant sur le territoire (Attestation d’accueil)
• Tenue des registres
• Différents types de saisine des Tribunaux (TJ)
• Gestion et organisation des cimetières (autorisations afférentes au droit funéraire, attribution de concession, suivi des inhumations…)
• Techniques rédactionnelles administratives
• Logiciels dédiés
• Techniques d'accueil et de régulation
• Techniques d'écoute

Savoir faire

• Réceptionner les déclarations et rédiger les actes d’état civil (déclaration de naissance, décès, etc.)
• Apprécier les demandes au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, titre de séjour, etc.)
• Contrôler l’authenticité des attestation fournies
• Saisine du Procureur à titre de signalement, d’information ou de demande d’instruction
• Accueillir et renseigner le public
• Instruire les différents dossiers en matière d’état civil et mener à leur terme les différentes procédures
• Compléter un livret de famille
• Tenue administrative des registres d’état civil : procès-verbal d’ouverture et de clôture d’un registre, édition des tables annuelles et décennales
• Délivrer sur demande des extraits et copies intégrales d’actes
• Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
• Apposer des mentions et rédiger des courriers

Savoir être

• Avoir le sens de l’organisation
• Avoir le sens de la communication
• Avoir le sens relationnel
• Être Rigoureux
• Savoir s’adapter
• Faire preuve de réactivité
• Être pédagogue