Chargé de protocole h/f

Placé sous la responsabilité du Directeur de l’événementiel et des festivités, au sein de l’équipe administrative, vous serez chargé de l’organisation des manifestations publiques s’adressant à des publics externes et/ou internes (cérémonies, réceptions, inaugurations, conférence de presse, signature de conventions, …) en lien avec le Cabinet et la Direction de la Communication. Vous prendrez soin du respect des règles protocolaires et de la parfaite organisation des diverses manifestations.

MISSIONS PRINCIPALES :

A cet effet, vous devrez plus particulièrement :

• Recevoir les demandes puis conduire les études techniques et logistiques nécessaires à la réalisation des manifestations protocolaires, qu’elles soient portées par la Ville de Cahors ou par la Communauté d’agglomération du Grand Cahors ou en lien avec des partenaires extérieurs.
• Organiser les réceptions et les vins d’honneur (gestion et réception des commandes, organisation de l’installation et du service, gestion des imprévus, …), en parfaite coordination avec les services internes et les organismes extérieurs. Environ 40 manifestations par an.
• Organiser les cérémonies protocolaires (militaires, institutionnelles, …) : préparation, rédaction des fiches techniques interservices, présence opérationnelle (coordination générale, implantation et mise en œuvre des moyens, suivi du déroulé, sonorisation…). 12 à 15 manifestations par an.
• Piloter, coordonner et suivre l’organisation des inaugurations en lien avec la Direction de la Communication.
• Suivre la planification annuelle des évènements protocolaires en lien avec l’activité évènementielle.
• Suivre administrativement (élaboration de supports de communication, rédaction du déroulé, de la liste des invités, des fiches événements, plannings, tableaux de bord, …) et budgétairement l’activité protocolaire en lien avec le cabinet du Maire-Président et en coordination avec les services impliqués.
• Commander et gérer les stocks de denrées alimentaires dans le respect de la Commande publique.
• Préparer les locaux en prévision de la tenue des Conseils municipaux et communautaires, des comités syndicaux du SIPA (Salle Henri Martin et/ou espace Valentré) : réservation, configuration de salle, mobilier associé, sonorisation et présence opérationnelle.

*Organiser les moyens de sonorisation de la salle Henri Martin suivant les besoins nécessaires à la tenue des différentes réunions

• Mettre en place l’information municipale sur les panneaux publicitaires 120 x 176 en lien avec la Direction de la Communication.
• Mettre en place la PLV sur le site de l’Hôtel de ville en lien avec le service communication.

MISSIONS SECONDAIRES :

• Assurer le transport de personnalités suivant les besoins identifiés par le cabinet du Maire
• Diffuser la documentation et l’affichage dans les lieux d’accueil du public
• Répondre à l’ensemble des sollicitations relatives aux activités administratives de la direction
• Concevoir puis mettre en œuvre les outils utiles à l’évaluation

Relations fonctionnelles :

• Contacts permanents avec l’ensemble des personnels de la direction et les équipes du cabinet du Maire/Président
• Échanges réguliers avec les autres services et principalement les équipes techniques opérationnelles, avec les élus et avec les partenaires institutionnels.
• Contact fréquent avec les organisateurs et les usagers.
• Contacts avec les fournisseurs et les entreprises, les experts et les professionnels.

Conditions d’exercice :

• Temps plein annualisé sur la base de 1607h
• Base horaire : 08h00-12h00 / 13h30-17h30 (en dehors des manifestations et sauf adaptations selon la nécessité de service)
• Durée journalière de travail : évolutive suivant l’activité
• Pas de télétravail sur ces missions
• Contraintes particulières : Horaires irréguliers avec amplitude variable et pics d'activité en fonction de l’organisation et de la programmation (soirées, week-ends), port de charges.
• Lieux d’exercice : territoire de la ville de Cahors
• Lieu d’embauche : Hôtel de ville

Profil :

• Filière administrative ou technique – catégorie B – Rédacteur/technicien,
• Connaissance des règles du protocole et du fonctionnement d’une collectivité,
• Connaissance des personnalités locales, régionales, nationales,
• Formation ou expérience dans la conduite de projets protocolaires et/ou évènementiels,
• Savoir-être et intelligence de situation reconnus,
• Capacité d’analyse, d’organisation, de coordination, d’adaptation et d’anticipation,
• Autonomie et respect des délais et des budgets dans la conduite des missions
• Disponibilité, réactivité, efficacité et sens du détail,
• Rigueur, discrétion et devoir de réserve,
• Avoir le sens du travail en équipe,
• Maitrise des techniques de communication et de l’environnement territorial,
• Disposer de qualités rédactionnelles,
• Savoir animer des réunions.